Nebenkostenabrechnung – endlich verständlich erklärt

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele unverständlich

Sie verstehen Ihre Nebenkostenabrechnung nicht? Kein Problem, wir erklären die wichtigsten Inhalte!

Für viele Mieter ist sie ein Buch mit sieben Siegeln: die Nebenkostenabrechnung. Doch welche Betriebskosten darf der Vermieter wirklich umlegen? Welche Höhe ist gerechtfertigt? Welche Fristen gelten? Was können Sie tun, wenn Sie den Verdacht haben, dass die Berechnung der Nebenkosten nicht korrekt ist? In diesem Artikel erhalten Sie die Antworten auf alle wichtigen Fragen rund um dieses Thema.

Wie setzt sich die Nebenkostenabrechnung zusammen?

Der Begriff Nebenkosten umfasst sämtliche Bewirtschaftungskosten eines Wohnobjekts. Grundsätzlich gilt: Möchte der Vermieter diese Kosten bzw. Teile davon umlegen, muss dies im Mietvertrag vereinbart sein. Enthält er keine entsprechende Formulierung, wird rechtlich davon ausgegangen, dass die Betriebskosten in der Miete bereits enthalten sind.

Inhaltlich muss eine Nebenkostenabrechnung gemäß Auffassung des Bundesgerichtshofs mindestens folgende Angaben enthalten, um gültig zu sein:

  • Abrechnungszeitraum
  • Zusammenfassung der gesamten Kosten
  • getrennte Darstellung der Kostenarten
  • Erklärung des Verteilerschlüssels
  • Berechnung des Anteils, der auf den Mieter entfällt
  • Abzug bereits geleisteter Vorauszahlungen

Welche Nebenkosten sind umlegbar?

Für den Betrieb und die Bewirtschaftung von Wohnimmobilien fallen für Eigentümer vielfältige Kosten an. Doch nicht jede Position darf auf den Mieter umgelegt werden. Gestattet ist dies jedoch in folgenden Fällen:

  • Wasser (Wassergebühren, Wasseruhr-Kosten, Kosten einer Aufbereitungsanlage, Kanalkosten)
  • Straßenreinigung (Gebühren der Kommune)
  • Müllgebühr
  • Heizungskosten (tatsächlich verbrauchter Brennstoff, Wartung, Strom, Zähler, Messungen)
  • Grundsteuer
  • Objektbezogene Versicherungen (Gebäudeversicherung, Grundstückshaftpflicht)
  • Kosten für den Aufzug (Betrieb und Wartung)
  • Hausmeisterkosten
  • Objektpflege (z. B. Reinigungskräfte, Gartenpflege, Kaminkehrer)
Der Wasserverbrauch gehört auch auf die Nebenkostenabrechnung

Der Wasserverbrauch wird in der Nebenkostenabrechnung festgehalten

  • Hausbeleuchtung (Treppenhäuser, Außenanlagen)
  • Fernsehkosten (Betrieb und Wartung von Gemeinschaftsantennen, Kabelgebühr)

Welche Kosten dürfen nicht umgelegt werden?

Unabhängig davon, was im Mietvertrag steht, dürfen folgende Posten  nicht auf Vermieter umgelegt werden:

  • Verwaltungskosten (z. B. Hausverwaltung)
  • Reparaturen an Haus oder Wohnung (Ausnahme: vom Mieter verursachte Schäden)
  • Instandhaltung, Rücklagen
  • Rechtschutzversicherung oder sonstige private Versicherungen des Vermieters

Welche Höhe der Nebenkosten pro Quadratmeter ist normal?

Ihnen kommen die Nebenkosten ungewöhnlich hoch vor? Obergrenzen oder Ähnliches existieren in diesem Bereich zwar nicht, dennoch gibt es Richtwerte, an denen Sie sich orientieren können. Der Deutsche Mieterbund veröffentlicht jedes Jahr einen Betriebskostenspiegel. Die letzte Auswertung (bezogen auf das Jahr 2014) zeigt, dass die durchschnittlichen Nebenkosten pro Quadratmeter und Monat bei 2,20 Euro liegen. Für eine 60-qm-Wohnung fallen also im Durchschnitt beispielsweise 132 Euro pro Monat an. Natürlich ist dies nur ein Anhaltspunkt. Für Objekte mit besonders kostenintensiver Ausstattung (z. B. Aufzug, hauseigene Sauna) liegen die Betriebskosten logischerweise höher. Liegen die Kosten pro qm jedoch deutlich über 3 Euro, sollten Mieter hellhörig werden und die Betriebskostenabrechnung genau prüfen.

Haben Sie schon mal einen Fehler in Ihrer Nebenkostenabrechnung gefunden?

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Wie kann ich eine Nebenkostenabrechnung prüfen?

Ist die Nebenkostenabrechnung richtig oder enthält sie Fehler? Mit den nachstehenden Tipps sind Sie in der Lage, die Abrechnung genau zu prüfen.

Datum der Nebenkostenabrechnung

Ob die Abrechnung überhaupt gültig ist, hängt vom Zustellungsdatum ab. Es gilt eine Frist von zwölf Monaten. Genauer gesagt, müssen Sie die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erhalten haben – danach müssen Sie im Regelfall nicht mehr nachzahlen. Beispiel: Die Nebenkostenabrechnung betrifft das Jahr 2016, umfasst also sämtliche Kosten aus dem Zeitraum 01. Januar 2016 bis 31. Dezember 2016. Die Abrechnung muss in diesem Fall spätestens am 31. Dezember 2017 in Ihrem Briefkasten liegen. Findet die Zustellung danach statt, ist die geforderte Nachzahlung bis auf wenige Ausnahmefälle unwirksam.

Zeitraum genau prüfen

Der Abrechnungszeitraum muss in der Regel zwölf Monate umfassen, damit die Abrechnung gültig ist. Ein längerer Zeitraum ist ein Formfehler und führt zur Ungültigkeit. Kürzere Zeiträume sind hingegen möglich – beispielsweise wenn ein Mieter mitten im Jahr einzieht.

Welche Nebenkosten sind enthalten?

Grundsätzlich gilt: Sie müssen nur die Nebenkosten entrichten, die auch im Mietvertrag aufgeführt sind. Finden Sie in Ihrem Vertrag eine Formulierung wie „der Mieter trägt sämtliche Betriebskosten“, gelten gemäß Mietrecht sämtliche umlagefähigen Nebenkosten (siehe oben) als vereinbart.

Richtige Verteilung der Heizkosten

Sehen Sie insbesondere bei den Heizkosten genau hin. Für diese Abrechnungsposition gibt es klare gesetzliche Vorgaben. Mindestens 50, höchstens jedoch 70 Prozent der Heizkosten müssen nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden. Der restliche Teil muss nach Wohnfläche umgelegt werden. Nimmt der Vermieter eine davon abweichende Verteilung vor, dürfen Sie die Heizkosten gemäß §12 der Heizkostenverordnung um 15 Prozent kürzen.

Im Zweifelsfall Belege einsehen

Haben Sie die Vermutung, ungerechtfertigt hohe Betriebskosten zahlen zu müssen, haben Sie das Recht, Originalbelege beim Vermieter einzusehen. Sie können somit vor Ort nachvollziehen, ob die veranschlagten Kosten im Abrechnungszeitraum tatsächlich angefallen sind.

Wie lege ich Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ein?

Auf Nummer sicher gehen und die Nebenkostenabrechnung prüfen

Bei Unklarheiten sollten Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen!

Haben Sie tatsächlich Fehler in der Betriebskostenabrechnung gefunden, müssen Sie innerhalb einer Frist von zwölf Monaten ab Zugang der Abrechnung Widerspruch einlegen. Dieser Widerspruch ist selbst dann noch möglich, wenn Sie bereits eine Nachzahlung geleistet haben. Beachten Sie jedoch, dass Sie insbesondere bei zu hohen Abrechnungen schnell handeln sollten. Gemäß BGB geraten Sie nämlich bereits nach 30 Tagen in Zahlungsverzug, wenn Sie die Nachforderung nicht begleichen. Grundsätzlich gibt es zwei empfehlenswerte Vorgehensweisen:

  • Widerspruch und Zahlung unter Vorbehalt einer Rückforderung: Sie zahlen die Forderung in voller Höhe, legen jedoch innerhalb von 30 Tagen Widerspruch ein, begründen diesen mit dem identifizierten Fehler und schreiben zudem, dass Sie sich das Recht einer Rückforderung vorbehalten.
  • Widerspruch und Zahlung eines Teilbetrags: Sie zahlen nur den berechtigten Anteil der Abrechnung und legen innerhalb von 30 Tagen Widerspruch ein. In dem Widerspruch erläutern Sie, welcher Fehler vorliegt und schreiben auch, dass Sie daher nur eine Teilzahlung vornehmen. Dieses Vorgehen ist insbesondere bei eindeutigen Fehlern sinnvoll.

Verfassen Sie den Widerspruch stets schriftlich und begründen Sie ihn stichhaltig. Zudem sollten Sie wegen der Wahrung von Fristen in der Lage sein, das Zustellungsdatum beweisen zu können. Hierfür eignet sich am besten ein Einschreiben. Bei einer persönlichen Übergabe nehmen Sie entweder einen Zeugen mit oder lassen sich den Empfang vom Vermieter schriftlich bestätigen.

Was passiert nach einem berechtigten Widerspruch?

Ist Ihr Widerspruch berechtigt, müssen Sie innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums eine korrigierte Version erhalten. Geht Ihnen die Korrektur später zu, ist sie im Regelfall ungültig. Entstehen Streitigkeiten über das Vorhandensein von Fehlern, sollten Sie den Rat eines Anwalts oder des Mieterbunds in Anspruch nehmen, sofern sich keine Einigung abzeichnet.

Kann eine Nachzahlung auch in Teilen erfolgen?

Gerade hohe Beträge in der Abrechnung führen zu der Frage, ob man das Recht dazu hat, Nachzahlungen auch in Raten vorzunehmen. Leider sieht das Mietrecht keine entsprechende Regelung vor. Grundsätzlich gilt also – wie bereits oben erwähnt – dass Sie die Nachzahlung vollständig und innerhalb von 30 Tagen leisten müssen. Andernfalls befinden Sie sich im Verzug. Sind Sie nicht in der Lage, die Zahlung innerhalb der Frist vorzunehmen, hilft nur das Gespräch mit dem Vermieter. Sie sind jedoch in diesem Fall auf sein Entgegenkommen angewiesen, weshalb Sie die Geduld nicht überstrapazieren sollten.

Haben Sie noch eine Frage zur Nebenkostenabrechnung? Dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar unter diesem Artikel!

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